Chính sách bảo mật thông tin

Thuê văn phòng là việc quan trọng đối với một công ty. Nhưng với vai trò là một người chủ doanh nghiệp, bạn đã hiểu hết các quy định về cho thuê văn phòng? Những thủ tục pháp lý cần thiết khi tiến hành thuê văn phòng là gì? Ngược lại, nếu bạn đang có ý định đầu tư vào ngành dịch vụ đang vô cùng phát triển này, bạn đã biết những điều kiện để được kinh doanh cho thuê văn phòng hay chưa? Bài viết ngày hôm nay, officevip sẽ cùng bạn tìm hiểu về các quy định pháp luật về cho thuê văn phòng dưới góc nhìn của người cho thuê và người đi thuê một cách chi tiết nhất.

Điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng

Các doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức cho thuê văn phòng cần nắm rõ các điều kiện để thực hiện việc kinh doanh. Cụ thể, bạn cần lưu ý một số vấn đề cũng như yêu cầu sau:

Kinh doanh cho thuê văn phòng thuộc nhóm ngành kinh doanh bất động sản

Kinh doanh cho thuê văn phòng hay còn được gọi chung là kinh doanh cho thuê bất động sản. Là việc đầu tư vốn để thực hiện hoạt động xây dựng, mua bán, chuyển nhượng, cho thuê bất động sản; thực hiện dịch vụ môi giới bất động sản; dịch vụ sàn giao dịch bất động sản; dịch vụ tư vấn và quản lý bất động sản.

Điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng – Quy định về vốn pháp định

Như đã nói ở trên kinh doanh cho thuê văn phòng thuộc nhóm ngành kinh doanh cho thuê bất động sản. Đây là một trong 243 ngành nghề kinh doanh có điều kiện và yêu cầu phải có vốn pháp định. Theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam năm 2005 quy định:

• Điều 1: Tổ chức, cá nhân kinh doanh bất động sản phải thành lập doanh nghiệp hoặc hợp tác xã (sau đây gọi chung là doanh nghiệp) và có vốn pháp định không được thấp hơn 20 tỷ đồng, trừ trường hợp quy định tại Điều 2 khoản này.
• Điều 2: Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân bán, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê mua bất động sản quy mô nhỏ, không thường xuyên thì phải thành lập doanh nghiệp nhưng phải kê khai nộp thuế theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra luật này cũng quy định rõ về số vốn pháp định. Trường hợp khi bổ sung ngành nghề kinh doanh có yêu cầu vốn pháp định thì phải chứng minh vốn trước khi đăng ký.

Đến luật Doanh nghiệp năm 2014, không quy định về số vốn cũng như chứng minh vốn khi đăng ký bổ sung ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đảm bảo duy trì được số vốn pháp định trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh. Và số vốn pháp định sẽ bằng với số vốn điều lệ tối thiểu.

Quy định về cho thuê văn phòng – thủ tục pháp lý cần thiết

Về phía các doanh nghiệp đi thuê cần phải nắm vững các quy định, điều kiện về thủ tục pháp lý cần thiết. Bởi thuê văn phòng không đơn giản là việc tìm một không gian phù hợp và thỏa thuận bằng miệng giữa người đi thuê và người cho thuê. Điều quan trọng hơn cả là cần phải có một bản Hợp đồng thỏa thuận tự nguyện giữa hai bên. Trong đó có những điều khoản hài hòa giữa lợi ích và quyền lợi của cả hai phía. Giữa doanh nghiệp và đơn vị chủ quản tòa nhà. Đây cũng sẽ là bằng chứng pháp lý quan trọng. Được lập ra theo quy định của Nhà nước và xử lý khi có tranh chấp.

Hợp đồng cho thuê văn phòng là gì?

Hợp đồng cho thuê văn phòng là văn bản thỏa thuận tự nguyện, ghi lại các các quy định về quyền lợi, trách nhiệm cũng như nghĩa vụ của các bên trong giao dịch. Thông thường, hợp đồng sẽ được lập ra dưới sự chứng kiến của một bên thứ ba có uy tín như luật sư. Hình thức hợp đồng thay đổi linh hoạt. Tùy vào từng đơn vị nhưng phải đảm bảo đầy đủ các thông tin và điều khoản sau:

• Thông tin chi tiết, địa chỉ rõ ràng của người đi thuê và người cho thuê
• Ngày tháng năm thành lập hợp đồng. Thời gian hết hạn hợp đồng
• Điều khoản về cơ sở vật chất: diện tích cho thuê, cơ sở vật chất đi kèm, diện tích sử dụng,…
• Điều khoản về thanh toán: chi phí cho thuê, thời hạn thanh toán, cách thức thanh toán,…
• Hợp đồng các dịch vụ khác đính kèm nếu có
• Chữ ký của các bên và người làm chứng

Hợp đồng thuê văn phòng- cơ sở pháp lý thực hiện quyền và nghĩa vụ giữa các bên

Quy định về cho thuê văn phòng- diện tích sử dụng và phương pháp tính

Việc xác định chính xác diện tích cho thuê và diện tích sử dụng văn phòng ảnh hưởng rất lớn đến chi phí thuê về sau. Trong các bài viết số trước, officevip đã cùng bạn tìm hiểu hai loại diện tích văn phòng. Đó là diện tích gross và diện tích net. Vì vậy người đi thuê nên chú ý phần diện tích được sử dụng. Và phải trả phí là loại diện tích nào.

Ngoài ra còn có các phương pháp tính giá thuê dựa trên diện tích. Nhiều đơn vị cho thuê văn phòng đưa ra mức giá trên m2. Có ba cách quy đổi diện tích và ít nhiều sẽ có sự chênh lệch giữa các cách. Bởi vậy, cả hai bên cần phải thống nhất được phương pháp tính diện tích. Sau đó cùng nhau tiến hành đo đạc và thống nhất số liệu để đưa vào hợp đồng.

Thời hạn hợp đồng

Quy định về cho thuê văn phòng không bắt buộc về thời hạn hợp đồng. Thời hạn sẽ do các bên thỏa thuận. Đối với thuê văn phòng, thông thường người ta thường ký các hợp đồng dài hạn từ 6 tháng, 1 năm, đến 2,3 năm.

Về phía người đi thuê, thường sẽ muốn ký các hợp đồng có thời hạn và thanh toán trong ngắn hạn. Nhằm đề phòng rủi ro muốn chuyển địa điểm mới hay doanh nghiệp hoạt động kém hiệu quả, phá sản,… Ngoài ra việc trả từng khoản tiền nhỏ sẽ giúp họ cân đối được ngân sách tốt hơn.

Ngược lại các đơn vị quản lý tòa nhà thường muốn kiếm các hợp đồng dài hạn. Việc này nhằm tránh rủi ro biến động. Cũng như cạnh tranh khi ngày càng có nhiều tòa nhà mới mọc lên.

Chính tâm lý khác nhau này khiến cho điều khoản thời hạn hợp đồng cần phải được thống nhất và ghi chép rõ ràng, cụ thể vào hợp đồng. Làm cơ sở nếu xảy ra tranh chấp sau này.

Điều khoản về thời hạn trong hợp đồng là bắt buộc

Điều khoản về chi phí – quy định về cho thuê văn phòng

Hợp đồng thường sẽ ghi số tổng tiền thuê nhà. Tuy nhiên nhiều người đi thuê lại chỉ để ý tới con số này. Mà quên mất việc liệt kê đầy đủ những dịch vụ mà họ được nhận khi chi trả số tiền đó.

• Khoản tiền đó chỉ tính chi phí thuê và sử dụng diện tích, văn phòng làm việc?
• Khoản tiền có bao gồm tiền điện, nước, phí vệ sinh, an ninh, camera, cầu thang máy,… ?
• Có bao gồm các khoản bảo dưỡng phát sinh trong quá trình sử dụng?
• Đã tính tiền thuế tài sản hay tiền bảo hiểm hay chưa?
• …..

Chỉ khi làm rõ được những tiện ích, dịch vụ mà bạn được hưởng khi phải chi trả số tiền đã thỏa thuận thì mới yên tâm ký hợp đồng nhé!

Ngoài ra các chủ doanh nghiệp nên cẩn trọng cả với các điều khoản không liên quan đến tiền. Ví dụ tòa nhà có yêu cầu phải tắt đèn, quạt, điều hòa nhiệt độ sau giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ cuối tuần không? Vì điều này sẽ gây khó cho bạn nếu bạn nếu phải làm thêm ngoài giờ hay tăng ca vào cuối tuần. Bởi vậy mức phí (nếu có) khi làm thêm, làm ngoài giờ cũng nên được đưa vào hợp đồng.

Những nội dung khác về quy định cho thuê văn phòng

Ngoài các điều khoản quan trọng trên, bạn cũng có thể nghiên cứu đưa thêm vào hợp đồng những nội dung khác. Vì nếu hợp đồng quy định càng rõ ràng thì việc hợp tác diễn ra càng minh bạch, suôn sẻ. Trong trường hợp có tranh chấp cũng dễ dàng giải quyết hơn. Các nội dung đó có thể là quy định về cho thuê văn phòng chuyển nhượng, cho thuê lại, sửa chữa xây dựng lại không gian,….

Những thông tin quy định pháp luật về cho thuê văn phòng mà officevip cung cấp bên trên hy vọng sẽ là hành trang cho các doanh nghiệp. Cũng như các chủ quản tòa nhà trước khi bước vào các giao dịch hợp tác chung.